Учет финансовых активов бюджетного учреждения денежные средства. План счетов бюджетного учета

Финансовые активы - это любые активы, являющиеся либо денежными средствами, либо правом требования денежных средств или другого финансового актива по договору от другой компании.

Финансовые активы - это наиболее ликвидная часть активов, которые почти незамедлительно обращаются в деньги и позволяют оценить возможность организации своевременно погасить свои срочные обязательства.

К финансовым активам бюджетного учреждения относятся денежные средства на банковских счетах, в кассе, денежные документы, финансовые вложения, а также все виды дебиторской задолженности в расчетах с дебиторами по доходам, по выданным авансам, с подотчетными лицами и по недостачам.

Сущность денег проявляется в функциях, которые они выполняют в экономике. Функция денег как меры стоимости - это измерение и приравнивание стоимости всех товаров к определенному количеству денег. Денежное выражение стоимости товара является его ценой.

Выполняя функцию средства обращения, деньги выступают в качестве посредника при обмене товаров. Из процесса товарного обращения возникает и функция денег как средства платежа, т.е. Когда продажа товара осуществляется с отсрочкой его оплаты наличными деньгами или в кредит.

Полноценные деньги могут выполнять функцию накопления, иначе говоря, это свойство денег проявляется в их способности в любое время претендовать на приобретение товаров, работ и услуг.

Каждая хозяйственная операция представляет собой возникновение, изменение и прекращение обязательств. Согласно ГК РФ обязательством является обязанность должника совершить в пользу кредитора определенное действие: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Следовательно, дебиторская задолженность - это имущественные требования учреждения к другим лицам, являющимся его должниками.

Дебиторская задолженность возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы, услуги или в результате предварительной оплаты в счет получения в будущем товаров, работ, услуг при условии, если передача материальных ценностей и уплата денежных средств не совпадают по времени. Кроме того, бывает задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы.

Дебиторская задолженность не всегда погашается денежными средствами или иными активами. В случае невозможности ее взыскания она может быть признана безнадежной. В этом случае дебиторская задолженность списывается с баланса и прекращает свое существование в качестве актива.

К финансовым вложениям относятся государственные и муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги организаций; вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций; предоставленные другим организациям займы; депозитные вклады в кредитных организациях; дебиторская задолженность, приобретенная на основании уступки права требования, и пр.

Бюджетный учет финансовых активов учреждений представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, группировки и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении финансовых активов. Отчетная информация помогает контролировать как целевую направленность расходования средств, так и результативность их использования.

Основные задачи бюджетного учета финансовых активов:

• точный, полный и своевременный учет средств и операций по их движению;
• контроль за правильностью документального оформления и законностью операций с денежными средствами, расчетных операций;
• контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности в установленные сроки;
• контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
• выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Отражение операций при ведении бюджетного учета учреждениями осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 г. № 25н.

Учет денежных средств организации осуществляется в разделе 2 «Финансовые активы». Счета раздела 2 «Финансовые активы» Плана счетов бюджетного учреждения предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, финансовых вложений, расчетов по доходным поступлениям, предоставленных авансов и иных расчетов с дебиторами бюджетных учреждений, которые в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов относятся к финансовым активам, а также хозяйственных операций их изменяющих.

Раздел 2 «Финансовые активы» Плана счетов бюджетного учреждения включает следующие группировочные счета:

020100000 «Денежные средства учреждения» ;

020400000 «Финансовые вложения»;

020500000 «Расчеты по доходам»;

020600000 «Расчеты по выданным авансам»;

020700000 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)»;

020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»;

020900000 «Расчеты по ущербу имуществу»;

021000000 «Прочие расчеты с дебиторами»;

021500000 «Вложения в финансовые активы» .

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".

Для формирования информации в денежном выражении о наличии денежных средств учреждений и хозяйственных операций, изменяющих указанные объекты учета, применяются следующие группы счетов:

020110000 «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства»;

020120000 «Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации»;

020130000 «Денежные средства в кассе учреждения»

1. Учет денежных средств на лицевых счетах учреждения в органе казначейства

Для ведения бухгалтерского учета операций по безналичным денежным средствам в валюте Российской Федерации, осуществляемых на лицевых счетах бюджетного учреждения, открытых в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации в органе Федерального казначейства, финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования), применяются следующие счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

• 020111000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
• 020113000 «Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути».

Операции по поступлению денежных средств на лицевые счета бюджетного учреждения оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения, следующими бухгалтерскими записями:

1. поступление средств из кассы бюджетного учреждения отражается на основании Объявления на взнос наличными, прилагаемого к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения:

К-т сч. 021003660 – «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»;

1. поступление на лицевой счет бюджетного учреждения денежных средств по расчетам между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами) отражается:

Д-т сч. 020111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

К-т сч. 020113610 – «Выбытия денежных средств учреждения в органе казначейства в пути», соответствующего счета аналитического учета счета 030404000 «Внутриведомственные расчеты»;

1. поступление медицинским бюджетным учреждениям, осуществляющим медицинскую деятельность по программе обязательного медицинского страхования (ОМС), денежных средств отражается:

Д-т сч. 720111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

К-т сч. 720581560 – «Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам»;

1. поступление денежных средств по возмещению виновными лицами (за счет виновных лиц) ущербов, причиненных имуществу бюджетного учреждения:

Д-т сч. 020111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

К-т сч. соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу» (020971660 - 020974660, 020981660, 020982660);

1. поступление возвратов (погашение) займов (ссуд), предоставленных бюджетным учреждением, а также поступление оплаты процентов, пеней, штрафов, по указанным долговым обязательствам:

Д-т сч. 220111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

К-т сч. 220714640 – «Уменьшение задолженности дебиторов по займам, ссудам»;

1. зачисление средств на лицевой счет в органе казначейства с аккредитивного счета в течение одного операционного дня:

Д-т сч. 020111510 – «Поступление денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

К-т сч. 020126610 – «Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации».

Операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов бюджетного учреждения оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения, следующими бухгалтерскими записями:

1. перечисление денежных средств в рамках расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами):

Д-т сч. 030404000 – Внутриведомственные расчеты

К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»;

1. перечисление предварительной оплаты:

Д-т сч. аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560 - 020634560, 020662560, 020663560, 020691560)

1. перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ отражается:

Д-т сч. аналитического учета счета 030200000 – Расчеты по принятым обязательствам

К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства;

1. перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации отражается:

Д-т сч. аналитического учета счета 030300000 – Расчеты по платежам в бюджеты (030301830 - 030313830)

К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства;

Финансовые активы -- это любые активы, являющиеся либо денежными средствами, либо правом требования денежных средств или другого финансового актива по договору от другой компании.

Финансовые активы -- это наиболее ликвидная часть активов, которые почти незамедлительно обращаются в деньги и позволяют оценить возможность организации своевременно погасить свои срочные обязательства.

Однако дебиторская задолженность не может быть в полной мере отнесена к ликвидным оборотным средствам, так как она является ликвидной лишь в той мере, в которой возможно ее погашение за разумный (заранее оговоренный) период.

К финансовым активам бюджетного учреждения относятся денежные средства на банковских счетах, в кассе, денежные документы, финансовые вложения, а также все виды дебиторской задолженности в расчетах с дебиторами по доходам, по выданным авансам, с подотчетными лицами и по недостачам.

Сущность денег проявляется в функциях, которые они выполняют в экономике. Функция денег как меры стоимости - это измерение и приравнивание стоимости всех товаров к определенному количеству денег. Денежное выражение стоимости товара является его ценой.

Выполняя функцию средства обращения, деньги выступают в качестве посредника при обмене товаров. Из процесса товарного обращения возникает и функция денег как средства платежа, т.е. когда продажа товара осуществляется с отсрочкой его оплаты наличными деньгами или в кредит.

Полноценные деньги могут выполнять функцию накопления, иначе говоря, это свойство денег проявляется в их способности в любое время претендовать на приобретение товаров, работ и услуг.

Каждая хозяйственная операция представляет собой возникновение, изменение и прекращение обязательств. Согласно ГК РФ обязательством является обязанность должника совершить в пользу кредитора определенное действие: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Следовательно, дебиторская задолженность - это имущественные требования учреждения к другим лицам, являющимся его должниками.

Дебиторская задолженность возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы, услуги или в результате предварительной оплаты в счет получения в будущем товаров, работ, услуг при условии, если передача материальных ценностей и уплата денежных средств не совпадают по времени. Кроме того, бывает задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы.

Дебиторская задолженность не всегда погашается денежными средствами или иными активами. В случае невозможности ее взыскания она может быть признана безнадежной. В этом случае дебиторская задолженность списывается с баланса и прекращает свое существование в качестве актива.

К финансовым вложениям относятся государственные и муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги организаций; вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций; предоставленные другим организациям займы; депозитные вклады в кредитных организациях; дебиторская задолженность, приобретенная на основании уступки права требования, и пр.

Бюджетный учет финансовых активов учреждений представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, группировки и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении финансовых активов. Отчетная информация помогает контролировать как целевую направленность расходование средств, так и результативность их использования.

Основные задачи бюджетного учета финансовых активов:

точный, полный и своевременный учет средств и операций по их движению;

контроль за правильностью документального оформления и законностью операций с денежными средствами, расчетных операций;

контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений;

своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности в установленные сроки;

контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Отражение операций при ведении бюджетного учета учреждениями осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 г. № 25н.

Учет денежных средств организации осуществляется в разделе «Финансовые активы» на сч. 200 «Финансовые активы», который состоит из следующих синтетических счетов:

• 201 «Денежные средства учреждения»;
• 202 «Средства на счетах бюджетов»;
• 203 «Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов»;
• 204 «Финансовые вложения»;
• 205 «Расчеты с дебиторами по доходам»;
• 206 «Расчеты по выданным авансам»;
• 207 «Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам»;
• 208 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 209 «Расчеты по недостачам»;
• 210 «Расчеты с прочими дебиторами»;
• 211 «Внутренние расчеты по поступлениям в бюджет»;
• 212 «Внутренние расчеты по выбытиям из бюджета».

При организации и ведении учета денежных средств следует руководствоваться общими правилами учета наличных и безналичных денежных средств, устанавливаемыми нормативными документами ЦБ РФ, БК РФ, Минфина России, регулирующими обращение денежных средств через систему органов Федерального казначейства.

Под активами предприятия понимается совокупность материальных и нематериальных ресурсов, сгруппированных по источникам получения, финансовым показателям, направлениям и способам использования. Благодаря активам, можно проследить степень эффективности управления бизнесом, результативность принятия решений и продуктивность инвестиционной деятельности за отдельно взятый отчетный период.

Главным критерием измерения активов предприятия является показатель ликвидности, то есть обращаемость имущественных ценностей организации в денежные средства. Поэтому каждый актив измеряется способностью приносить владельцам доход.

Какие бывают

Виды активов группируются по-разному. Общепринятая классификация подразделяет имущество организации следующим образом:

1. Вариант один — реальные или материальные. Реальные активы — это те, которые обозначаются определяющими их физическими характеристиками. Их можно полностью измерить или посчитать. Пример — здания и сооружения, оборудование и материалы, запасы и сырье.
2. Вариант два — нематериальные активы. К ним относятся немонетарные ценности, у которых отсутствует конкретная физическая форма и рыночная цена (лицензии, патенты, деловая репутация).
3. Вариант три — финансовые активы. Этот вид составляют наличные и безналичные деньги, принадлежащие предприятию. К ним также относят средства на валютных и электронных счетах организации.

Существует множество подвидов, группирующих ценности организации по различным признакам. Представим классификацию в таблице:

Напоминаем, что вы можете подписаться на mail-рассылку и получать самые свежие и актуальные новости бухгалтерского и налогового учета на электронную почту.

Нефинансовые активы в бюджетном учете - это совокупность имущества, используемого в осуществляемой бюджетной организацией деятельности. Корректное отражение нефинансовых активов в бюджетном учете - это важнейшая задача бухгалтера учреждения. Рассмотрим специфику отражения сведений о них в бухгалтерских регистрах бюджетных структур.

Что это нефинансовые активы в бюджетном учете и каким образом в бюджетной организации ведется их учет?

Под нефинансовыми активами (НФА) принято понимать объекты, которые находятся в собственности или пользовании бюджетных организаций и приносят им тот или иной объем экономической выгоды.

Согласно п. 22 приложения 2 к приказу Минфина России от 01.12.2010 № 157н, бюджетные организации РФ оперируют такими категориями НФА, как:

• основные средства субъекта (движимое, недвижимое имущество, используемое в хозяйственной деятельности);
• активы, относящиеся к нематериальным (интеллектуальная собственность), непроизведенным (земельные участки, недра);
• материальные запасы субъекта (ГСМ, инвентарь, продукты питания, стройматериалы);
• имущество, относящееся к госказне (драгметаллы, соответствующего типа нематериальные, непроизводственные активы).

В отношении НФА могут осуществляться операции:

• получения или создания;
• выбытия.

Каждая из них фиксируется в журнале операций на основании первички.

Отражение операций с теми или иными типами нефинансовых активов в бюджетном учете - это те действия, которые бухгалтер бюджетного учреждения осуществляет с помощью записей по кодам счетов бюджетного учета. Они соответствуют 18-26-му разрядам 26-разрядных счетов по единому плану, который утвержден в приложении 1 к приказу № 157н.

Каждый код счета бюджетного учета нефинансовых активов представлен следующими элементами:

• аналитическим кодом по классификации поступлений и выбытий (фиксируется в разрядах 1-17);
• кодом по финансовому обеспечению (фиксируется в разряде 18);
• синтетическим счетом (он фиксируется в разрядах с 19-го по 23-й);
• кодом по операциям с объектом учета (ему соответствуют разряды с 24-го по 26-й).

Как определяется аналитический код по классификации поступлений и выбытий?

Первый элемент кода счета бюджетного учета, отражаемый в разрядах 1-17, устанавливается законодательно. Бухгалтерия бюджетной организации в общем случае не использует данный код: в рабочих планах счетов учета в соответствующих разрядах указываются нули или же ничего не указывается. В журнале операций данный код, как правило, не отражается вовсе.

О составлении плана счетов бюджетного учета читайте .

Как определить код финансового обеспечения в составе кода счета бюджетного учета?

Код, о котором идет речь (фиксируется он в разряде 18), может соответствовать цифрам:

• 1 — если в коде прописывается операция за счет средств бюджета;
• 2 — если в коде фиксируется операция за счет доходов учреждения;
• 3 — если транзакция осуществляется за счет средств во временном пользовании;
• 4 — если отражается субсидия на госзаказ;
• 5 — если отражается субсидия на прочие цели;
• 6 — если отражается бюджетная инвестиция;
• 7 — если операция осуществляется за счет средств по ОМС;
• 8 или 9 — если операция осуществляется за счет средств НКО на лицевых счетах.

Рассматриваемый элемент кода счета бюджетного зависит, таким образом, от содержания операции (финансирования).

Как определяются синтетические счета НФА в структуре кодов счетов бюджетного учета?

Список синтетических счетов по нефинансовым активам в бюджетном учете - это сведения, которые содержатся в разделе «Нефинансовые активы» приложения 2 к приказу № 157н.

Данные счета в разрядах с 19-го по 23-й представлены следующими основными элементами:

• код объекта учета (разряды 19, 20, 21 — например, основные средства с кодом 101);
• код группы (разряд 22 — например, недвижимость с кодом 1, движимое имущество с кодом 3);
• код вида имущества (разряд 23 — например, жилым помещениям соответствует код 1, нежилым помещениям — 2, движимым машинам и оборудованию — 4).

Например, транзакции по основным средствам, являющимся недвижимостью и относящимся к жилым помещениям, фиксируются с использованием синтетического счета 10111. Если ОС представлены машинами и оборудованием, то операции по ним отражаются в журнале с использованием синтетического счета 10134.

Как определить код операции с объектом бюджетного учета?

Еще один элемент кода счета бюджетного учета — код операции с объектом соответствующего учета в госуправлении, или КОСГУ. Он трехзначный.

При транзакциях с НФА его 2-й и 3-й разряды (то есть 25-й и 26-й разряды счета по единому плану) могут соответствовать цифрам:

• 10 — если учитывается объект основных средств;
• 20 — если учитываются нематериальные активы;
• 30 — если учитываются непроизведенные активы;
• 40 — если учитываются материальные запасы.

Разряд 24 счета по единому плану при транзакциях с нефинансовыми активами может соответствовать цифрам 3 или 4, если, соответственно, фиксируется прибытие или выбытие активов.

Итоги

Учет нефинансовых активов в бюджетных учреждениях осуществляется посредством внесения сведений о хозяйственных операциях с соответствующими активами в специальный журнал. Ключевой элемент данных сведений — коды счетов бюджетного учета. Они при учете нефинансовых активов в казенных учреждениях уникальны для каждого из типов НФА и определяются исходя из норм, которые установлены приказами Минфина России от 01.12.2010 № 157н и от 06.12.2010 № 162н.

После изучения материалов данной главы студент должен:

знать

• классификацию финансовых активов и обязательств;
• порядок ведения кассовых операций;
• правила обеспечения наличными денежными средствами с использованием корпоративных банковских карт;
• порядок и сроки выдачи средств под отчет;
• бухгалтерские записи по учету финансовых активов и обязательств;
• характеристику работ по текущему и капитальному ремонту;
• первичные учетные документы при начислении заработной платы;
• понятие "эффективный контракт";

уметь

• рассчитывать размер лимита кассы;
• оформлять авансовый отчет;

владеть

• стоимостной оценкой причиненного ущерба;
• группировкой расчетов по ущербу имуществу по счетам бухгалтерского учета;
• нормами возмещения работодателем ущерба работникам при задержке причитающихся им выплат.

Ключевые термины: кассовые операции, корпоративная банковская карта, денежные документы, лицевые счета, авансовый отчет, доходы учреждения, авансовые платежи, ущерб имуществу, дебиторы, обязательства, кредиторская задолженность, система оплаты труда, "эффективный контракт".

Учет финансовых активов

Раздел "Финансовые активы" включает в себя 11 групп синтетических счетов. Бюджетные учреждения применяют следующие счета:

• – 020100000 "Денежные средства учреждения";
• – 020500000 "Расчеты по доходам";
• – 020600000 "Расчеты по выданным авансам";
• – 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами";
• – 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу";
• – 0 210 00 000 "Прочие расчеты с дебиторами".

Для учета операций со средствами, находящимися на счетах учреждений, открытых в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также операций с наличными денежными средствами и денежными документами предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".

Группировка операций но синтетическому счету осуществляется в разрезе способов размещения средств (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Группировка операций по синтетическому счету

Рассмотрим наиболее типичные операции, свойственные бюджетным учреждениям при осуществлении фактов хозяйственной жизни.

Учет денежных средств

Учет средств, находящихся во временном распоряжении

Операции со средствами, находящимися во временном распоряжении, отражаются в учете с применением кода вида финансового обеспечения 3 в 18-м разряде счетов:

• – 3201 11000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства";
• – 330401000 "Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение".

Например, на этих счетах осуществляется учет финансового обеспечения заявок на участие в торгах и залога по обеспечению контрактов. В случае отказа победителя торгов от подписания контракта, а также ненадлежащего исполнения условий контракта осуществляется удержание денежных средств с последующим перечислением средств на лицевой счет в органе казначейства.

Для отражения в бухгалтерском учете финансового обеспечения контрактов в форме банковской гарантии применяется забалансовый счет 10 "Обеспечение исполнения обязательств".

Средства, находящиеся во временном распоряжении, должны быть или возвращены тому лицу, от которого получены (у кого изъяты), или перечислены в доход бюджета.

Типовые записи но отражению в учете операций со средствами, находящимися во временном распоряжении приведены в табл. 5.2.

Таблица 5.2

Типовые бухгалтерские записи но учету операций со средствами, находящимися во временном распоряжении

Учет кассовых операций. Для учета наличных денежных средств в валюте РФ в кассе учреждения и расчетов наличными денежными средствами через кассу учреждения применяется счет 020134000 "Касса".

При оформлении и учете кассовых операций все организации, в том числе и бюджетные учреждения, руководствуются Порядком ведения кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций регламентирует прием, выдачу наличных денег, оформление кассовых документов, ведение Кассовой книги, хранение денежных средств, осуществление ревизии кассы, контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Хранение в кассе наличных денежных средств и других ценностей, не принадлежащих учреждению, запрещено. Наличные денежные средства, полученные через органы казначейства, расходуются на цели, указанные в чеке.

Формы первичных документов по учету кассовых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации" и приведены в приказе Минфина России № 173н (табл. 5.3).

Таблица 5.3

Первичные документы по учету кассовых операций

Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения оформляется ПКО в день их получения. В ПКО и квитанции к нему по строке "Основание" указывается содержание факта хозяйственной жизни, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Подписанная и заверенная печатью (штампом) кассира квитанция к ПКО выдается кассиром лицу, внесшему наличные денежные средства, или прикладывается к выписке из лицевого счета получателя средств (при поступлении наличных денежных средств по чеку).

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения производится по РКО или другим надлежаще оформленным документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, ведомостям на выдачу денег из кассы подотчетным лицам и др.). Выдача наличных денежных средств по РКО может производиться только в день их составления.

На основании представленных документов (заявлений, счетов и др.) работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре РКО, который подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, его подпись на РКО не обязательна.

В РКО по строке "Основание" указывается факт хозяйственной жизни, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

При выдаче денежных средств по РКО или заменяющему его документу отдельному физическому лицу кассир обязан потребовать предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя.

Если заменяющий РКО документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, в этом случае не производится.

Расписка в получении наличных средств может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача наличных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных на эти цели.

При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных РКО применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Выдачи денег из кассы на хозяйственные расходы, командировки и другие цели оформляются отдельными ведомостями. Каждая законченная ведомость оформляется как РКО.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в РКО или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денет бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается – как приложение к РКО или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления РКО на каждого получателя. На общую сумму выданной заработной платы составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости, после чего РКО регистрируются. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по РКО.

По истечении сроков, предусмотренных на оплату труда, выплату пособий по социальному страхованию, кассир должен:

• 1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
• 2) составить реестр депонированных сумм;
• 3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)";
• 4) записать в Кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер №____";
• 5) составить реестр депонированных сумм;
• 6) сдать депонированные суммы в орган казначейства для последующего зачисления на лицевой счет учреждения.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

ПКО и квитанции к ним, а также РКО и заменяющие их документы заполняются бухгалтерией четко и ясно, подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В случае допущения ошибки вместо них составляются новые.

При осуществлении операций с использованием наличных денежных средств в учреждении обязательно должна вестись одна Кассовая книга (ф. 0504514), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов" и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.

По мере поступления ПКО и РКО с прилагаемыми документами информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в Кассовую книгу.

Записи в Кассовую книгу ведутся в двух экземплярах и производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассиром подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию отчет кассира с ПКО и РКО под расписку во вкладном листе Кассовой книги. Требования к ведению Кассовой книги автоматизированным способом изложены в гл. 2 Положения о порядке ведения кассовых операций.

Вкладные листы Кассовой книги в течение года кассир подшивает и хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения, и Кассовая книга опечатывается.

Ежемесячно по осуществляемым операциям в кассе формируется Журнал операций "Касса". Контроль за правильностью ведения Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Типовые записи по отражению в бухгалтерском учете операций поступления и выбытия наличных денежных средств в кассу учреждения приведены в табл. 5.4.

Таблица 5.4

Операции но поступлению в кассу и выбытию из нее денежных средств